Η ανώνυμη εταιρεία με την επωνυμία HELLENiQ ENERGY HOLDINGS Α.Ε. (εφ’ εξής η «Εταιρεία») που εδρεύει στο Μαρούσι Αττικής, οδός Χειμάρρας αρ. 8Α, με ΑΦΜ 094049864, Δ.Ο.Υ. ΦΑΕ ΑΘΗΝΩΝ, ως Υπεύθυνη Επεξεργασίας, συλλέγει και περαιτέρω επεξεργάζεται τα προσωπικά δεδομένα των φοιτητών/ φοιτητριών που αιτούνται την ένταξή τους στο πρόγραμμα πρακτικής άσκησης της Εταιρείας, και καθορίζει τους σκοπούς και τον τρόπο επεξεργασίας αυτών, σύμφωνα με τον Κανονισμό 679/2016 ΕΕ για την προστασία των φυσικών προσώπων έναντι της επεξεργασίας των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα και για την ελεύθερη κυκλοφορία των δεδομένων αυτών και την κατάργηση της οδηγίας 95/46/ΕΚ (Γενικός Κανονισμός για την Προστασία Δεδομένων) (εφ’ εξής «ΓΚΠΔ»), τον ν. 4624/2019 και την εν γένει εφαρμοστέα νομοθεσία.
1. Πηγές συλλογής & Κατηγορίες προσωπικών δεδομένων
Η Εταιρεία συλλέγει από τον/ την φοιτητή/ φοιτήτρια («υποκείμενο των δεδομένων») και περαιτέρω επεξεργάζεται τις ακόλουθες κατηγορίες προσωπικών δεδομένων:
| Δεδομένα Ταυτοποίησης | όνομα, επώνυμο, πατρώνυμο, μητρώνυμο, ημερομηνία γέννησης, αριθμό αστυνομικής ταυτότητας/ διαβατηρίου, ΑΦΜ, ΑΜΚΑ, ΑΜΑ, τόπος γέννησης, υπηκοότητα |
| Δεδομένα Επικοινωνίας | διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου/ αλληλογραφίας, αριθμοί τηλεφώνου |
| Δεδομένα Κατοικίας | χώρα, νομός, δήμος, πόλη, Τ.Κ., οδός, αριθμός κατοικίας |
| Δεδομένα εκπαίδευσης | τίτλοι σπουδών, εκπαιδευτικό ίδρυμα (Ελλάδας ή εξωτερικού), σχολή, τμήμα, κατεύθυνση, έτος εισαγωγής, υπολειπόμενα μαθήματα, μέσος όρος βαθμολογίας |
| Δεδομένα εργασιακής εμπειρίας, γνώσεις και δεξιότητες | αναφορά σε προηγούμενη εργασιακή εμπειρία εντός και εκτός του Ομίλου HELLENiQ ENERGY, γνώσεις αγγλικής γλώσσας, γνώσεις χρήσης Η/Υ, λοιπές επαγγελματικές ή εκπαιδευτικές πιστοποιήσεις, άδεια οδήγησης |
| Εικόνα | φωτογραφία |
| Δεδομένα Συσχέτισης με τη HELLENiQ ENERGY | αναφορά συγγενικής σχέσης με εργαζόμενο του ομίλου |
| Υποβληθέντα Δικαιολογητικά / Έγγραφα | βιογραφικό σημείωμα (CV), βεβαίωση φοίτησης, βεβαίωση αναλυτικής βαθμολογίας |
2. Σκοποί επεξεργασίας
Οι σκοποί για τους οποίους γίνεται η επεξεργασία των ανωτέρω προσωπικών δεδομένων είναι οι εξής:
Α. η ενημέρωση της Εταιρείας για την πρόθεση του/ της αιτούντος/ αιτούσας για τη συμμετοχή του/ της στο πρόγραμμα πρακτικής άσκησης,
Β. η αξιολόγηση της υποψηφιότητας του/ της αιτούντος/ αιτούσας για την ένταξη στο πρόγραμμα πρακτικής άσκησης,
Γ. σε περίπτωση ένταξης στο πρόγραμμα πρακτικής άσκησης, η παρακολούθηση της ομαλής εξέλιξης και εκπλήρωσης των εκατέρωθεν υποχρεώσεων των μερών,
Δ. η τήρηση των στοιχείων επικοινωνίας του/ της αιτούντος/ αιτούσας στη βάση δεδομένων της Εταιρείας με σκοπό την υποβολή πρότασης για μελλοντική συμμετοχή του/ της στο πρόγραμμα πρακτικής άσκησης της Εταιρείας, σε περίπτωση που προκύψει ανάγκη, για ένα (1) έτος από την υποβολή της αίτησης,
Ε. η θεμελίωση και άσκηση νομίμων δικαιωμάτων της Εταιρείας για την προάσπιση των εννόμων συμφερόντων της, καθώς και αυτών των εταιρειών του Ομίλου της, η διαχείριση των επιχειρηματικών λειτουργιών της Εταιρείας και των υποδομών του IT, σύμφωνα με τις εσωτερικές της πολιτικές και διαδικασίες,
ΣΤ. η διεξαγωγή προωθητικών ενεργειών, υπό την προϋπόθεση ότι θα έχει παρασχεθεί η συγκατάθεσή σας.
Η παροχή ορισμένων από τα προσωπικά δεδομένα του υποκειμένου των δεδομένων είναι απαραίτητη για τη συμμετοχή του στο πρόγραμμα πρακτικής άσκησης. Το υποκείμενο δεδομένων δεν έχει υποχρέωση να τα παράσχει, ενημερώνεται ωστόσο ότι η μη παροχή ορισμένων από τα προσωπικά δεδομένα, καθιστά αδύνατη τη συμμετοχή του στο εν λόγω πρόγραμμα.
3. Νομική βάση επεξεργασίας
Σύμφωνα με την εφαρμοστέα νομοθεσία για την προστασία δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα, οι νομικές βάσεις επί των οποίων πραγματοποιείται η επεξεργασία των δεδομένων είναι, κατά περίπτωση, οι εξής:
- άρθρο 6 παρ.1 α ΓΚΠΔ, δηλαδή η ελεύθερη, ρητή, συγκεκριμένη και σαφής συναίνεση του υποκειμένου των δεδομένων στην επεξεργασία των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα που το αφορούν και η διατήρηση αυτών στη βάση δεδομένων της Εταιρείας,
- άρθρο 6 παρ. 1 β του ΓΚΠΔ, διότι η επεξεργασία είναι απαραίτητη για τη σύναψη της σύμβασης πρακτικής άσκησης αρχικώς και εν συνεχεία για την εκτέλεση της σύμβασης, της οποίας ο/ η φοιτητής/ φοιτήτρια ως υποκείμενο των δεδομένων είναι συμβαλλόμενο μέρος,
- άρθρο 6 παρ. 1 γ του ΓΚΠΔ, αφού η επεξεργασία είναι απαραίτητη για τη συμμόρφωση με έννομη υποχρέωση του Υπευθύνου Επεξεργασίας,
- άρθρο 6 παρ. 1 στ του ΓΚΠΔ, δηλαδή η εξυπηρέτηση των σκοπών των εννόμων συμφερόντων της Εταιρείας για την αποτελεσματική λειτουργία της, όπως αυτά περιγράφονται παραπάνω στην παράγραφο 2, στοιχείο Ε.
4. Διαβίβαση και Κατηγορίες αποδεκτών
H Εταιρεία μπορεί να διαβιβάσει τα δεδομένα σε άλλα νομικά πρόσωπα του Ομίλου (π.χ. την Εταιρεία ΕΛΛΗΝΙΚΑ ΚΑΥΣΙΜΑ ΟΡΥΚΤΕΛΑΙΑ ΜΟΝΟΠΡΟΣΩΠΗ ΑΝΩΝΥΜΟΣ ΒΙΟΜΗΧΑΝΙΚΗ ΚΑΙ ΕΜΠΟΡΙΚΗ ΕΤΑΙΡΕΙΑ), εντός της Ευρωπαϊκής Ένωσης, για τους ίδιους σκοπούς που αναφέρονται παραπάνω στην παράγραφο 2. Η επεξεργασία των προσωπικών δεδομένων από τους συνεργαζόμενους με την Εταιρεία φορείς γίνεται υπό τον έλεγχο της Εταιρείας και υπόκειται στην ίδια πολιτική προστασίας της ιδιωτικότητας ή σε πολιτική του ίδιου τουλάχιστον επιπέδου προστασίας.
Η Εταιρεία θα διαβιβάσει τα δεδομένα, σε φορείς Κοινωνικής Ασφάλισης (ΕΦΚΑ) και στο Δημόσιο, όταν αυτό απαιτείται από τη νομοθεσία (Γίνεται μνεία ότι η σχετική διαβίβαση σε δημόσιους φορείς αποτελεί νομική υποχρέωση της εταιρείας κατ’ άρθρο 6 παρ. 1 γ του ΓΚΠΔ).
Μπορεί επίσης, να διαβιβάσει δεδομένα σε Δικαστικές, Εισαγγελικές, Διοικητικές ή Αστυνομικές Αρχές στο πλαίσιο της δικαστικής προάσπισης των εννόμων συμφερόντων της ή εφόσον αυτό απαιτείται από το νόμο.
Τέλος η Εταιρεία διαβιβάζει τα δεδομένα σε συνεργαζόμενη εταιρεία, που έχει αναλάβει την αξιολόγηση των αιτήσεων των υποψηφίων για πρακτική άσκηση φοιτητών/φοιτητριών.
5. Δικαιώματα υποκειμένου των δεδομένων
5.1 Δικαίωμα πληροφόρησης/ ενημέρωσης, πρόσβασης, διόρθωσης, διαγραφής, περιορισμού επεξεργασίας
Το υποκείμενο των δεδομένων έχει το δικαίωμα να υποβάλλει αίτημα στην Εταιρεία, (ως Υπεύθυνη Επεξεργασίας) για:
- πληροφόρηση/ ενημέρωση σχετικά με την επεξεργασία των προσωπικών δεδομένων που το αφορούν,
- πρόσβαση στα προσωπικά δεδομένα που το αφορούν,
- διόρθωση ανακριβών ή ανεπίκαιρων δεδομένων που το αφορούν ή για συμπλήρωση τυχόν ελλιπών δεδομένων,
- να ζητήσει τη διαγραφή δεδομένων που το αφορούν εφόσον η επεξεργασία τους δεν είναι απαραίτητη σε σχέση με τους σκοπούς για τους οποίους συλλέχθηκαν,
- να ζητήσει τον περιορισμό της επεξεργασίας των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα που το αφορούν,
- φορητότητα των δεδομένων του (π.χ. και απευθείας σε άλλο εργοδότη).
5.2 Δικαίωμα εναντίωσης
Επιπλέον, το υποκείμενο των δεδομένων δικαιούται να αντιτάσσεται, ανά πάσα στιγμή και για λόγους που σχετίζονται με την ιδιαίτερη κατάστασή του, στην επεξεργασία των προσωπικών του δεδομένων, η οποία βασίζεται στο άρθρο 6 παρ. 1 στοιχείο ε ή στ του ΓΚΠΔ, περιλαμβανομένης της κατάρτισης προφίλ, βάσει των εν λόγω διατάξεων. Σε τέτοια περίπτωση η Εταιρεία ως Υπεύθυνη Επεξεργασίας δεν υποβάλλει πλέον τα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα σε επεξεργασία, εκτός εάν καταδείξει επιτακτικούς και νόμιμους λόγους για την επεξεργασία, οι οποίοι υπερισχύουν των συμφερόντων, των δικαιωμάτων και των ελευθεριών του υποκειμένου ή για τη θεμελίωση, άσκηση ή υποστήριξη νομικών αξιώσεων.
5.3 Δικαίωμα ανάκλησης συγκατάθεσης
Ο/ Η αιτών/ αιτούσα φοιτητής/ φοιτήτρια έχει δικαίωμα να ανακαλέσει τη συγκατάθεσή του/ της οποτεδήποτε, χωρίς να θιγεί η νομιμότητα της επεξεργασίας που βασίστηκε στη συγκατάθεση πριν από την ανάκλησή της. Σε κάθε περίπτωση το υποκείμενο ενημερώνεται ότι η ανάκληση της συγκατάθεσης ως προς την επεξεργασία δεδομένων που είναι απολύτως αναγκαία για τη συμμετοχή του στο πρόγραμμα άσκησης, μπορεί να σημαίνει ότι δεν μπορεί να συμμετάσχει στο πρόγραμμα.
5.4 Η άσκηση των προαναφερομένων δικαιωμάτων προϋποθέτει την υποβολή από το υποκείμενο, χωρίς κόστος, έγγραφης αίτησης προς τον Υπεύθυνο Προστασίας Δεδομένων της Εταιρείας, τα στοιχεία του οποίου παρατίθενται ακριβώς παρακάτω. Η Εταιρεία επιφυλάσσεται να απαντήσει το αργότερο εντός μηνός από τη λήψη του αιτήματος, μπορεί όμως να παραταθεί με αιτιολογημένη απόκρισή της ο χρόνος αυτός κατά δύο το πολύ μήνες.
6. Επικοινωνία υποκειμένου με την Εταιρεία
Για οποιοδήποτε θέμα αναφορικά με την επεξεργασία των προσωπικών του δεδομένων του ή εάν επιθυμεί να ασκήσει τα δικαιώματά του ή να λάβει αντίγραφο της τελευταίας έκδοσης της Πολιτικής Προστασίας Προσωπικών Δεδομένων του Ομίλου HELLENiQ ENERGY, το υποκείμενο των δεδομένων δύναται να επικοινωνεί με τον Υπεύθυνο Προστασίας Δεδομένων (Data Protection Officer - DPO) της Εταιρείας, χρησιμοποιώντας τα παρακάτω στοιχεία επικοινωνίας:
- μέσω e-mail: στην ηλεκτρονική διεύθυνση DPO@helleniq.gr
Η Εταιρεία θα απαντήσει στο αίτημά σας το συντομότερο δυνατό και σε κάθε περίπτωση εντός ενός μηνός από την παραλαβή αυτού. Εάν για την εξέταση του αιτήματός σας απαιτηθεί περισσότερος χρόνος, θα λάβετε σχετική ενημέρωση.
Σε κάθε περίπτωση, το υποκείμενο των δεδομένων διατηρεί το δικαίωμα καταγγελίας στην ελληνική εποπτική αρχή «ΑΡΧΗ ΠΡΟΣΤΑΣΙΑΣ ΔΕΔΟΜΕΝΩΝ ΠΡΟΣΩΠΙΚΟΥ ΧΑΡΑΚΤΗΡΑ» (http://www.dpa.gr).
7. Χρόνος διατήρησης προσωπικών δεδομένων
Τα προσωπικά δεδομένα αποθηκεύονται στους servers της Εταιρείας, που βρίσκονται σε data center στον ΑΣΠΡΟΠΥΡΓΟ ΑΤΤΙΚΗΣ. Λαμβάνονται όλα τα απαιτούμενα μέτρα προστασίας τους, δηλαδή access rights, κρυπτογράφηση και ανωνυμοποίηση των παλαιότερων δεδομένων.
Η Εταιρεία διατηρεί τα προσωπικά δεδομένα για περίοδο είκοσι (20) ετών από τη λήξη της συμμετοχής στο πρόγραμμα πρακτικής άσκησης, ανεξαρτήτως του τρόπου αποχώρησης και μέχρι ένα (1) έτος από την υποβολή της αίτησης από τον/ την φοιτητή/ φοιτήτρια, σε περίπτωση μη συμμετοχής. Εάν εκκρεμεί δικαστική διένεξη, τα δεδομένα διατηρούνται πέραν των προαναφερθέντων χρονικών διαστημάτων, μέχρι την περαίωσή αυτής με αμετάκλητη δικαστική απόφαση.